يجب أن تحتوي سجلات إجراءات الذكاء الاصطناعي (أو ما يُعرف بالسجلات المُوثقة) على إجابات لأربعة أسئلة أساسية لكي تكون مفيدة لأغراض المساءلة والتحقق. هذه الأسئلة هي: ما الإجراء الذي تم تنفيذه؟ وما الأساس الذي استند إليه الذكاء الاصطناعي في هذا الإجراء؟ ومن هو الجهة التي وافقت على تنفيذه؟ وهل يمكن إلغاء هذا الإجراء لاحقاً؟ فإذا فُقد أي من هذه الإجابات، فإن السجل لا يُستخدم في حالات التتبع أو المساءلة، حيث لا يمكن تحديد السبب أو الجهة المسؤولة أو إصلاح أي مشكلة تنتج عن الإجراء.
تعتمد آلية عمل هذه السجلات على ربط كل إجراء يقوم به الذكاء الاصطناعي ببيانات موثقة ومصدرة، حيث يتم تسجيل كل خطوة مع تحديد المصدر الذي جاءت منه المعلومات، والوقت الدقيق الذي تم فيه التنفيذ، ومستوى الثقة في البيانات المستخدمة، بالإضافة إلى تحديد نطاق تطبيق الإجراء. هذا الربط المنظم يضمن أن كل إجراء له سجل واضح ومفصل يمكن الرجوع إليه في أي وقت لتحقق من صحة الإجراء أو تتبع مساره.
يمكن تقيم جودة هذه السجلات من خلال التحقق من وجود جميع البيانات الأساسية المطلوبة، مثل وضوح الإجراء المُنفذ، وثبات المصدر الذي استند إليه الذكاء الاصطناعي، ووجود موافقة رسمية على الإجراء، بالإضافة إلى تحديد ما إذا كان يمكن إلغاء الإجراء أم لا. كما يجب أن تكون السجلات قابلة للمراجعة والتعديل إذا ظهرت أخطاء، مما يزيد من موثوقيتها وفعاليتها في أغراض المساءلة.
تُعتبر السجلات المُوثقة أداة أساسية لضمان المساءلة في استخدام الذكاء الاصطناعي، حيث أنها تتيح للمستخدمين تتبع كل إجراء تم تنفيذه، وتحديد المسؤول عن أي خطأ يحدث، وإمكانية إلغاء الإجراء إذا كان غير صحيح. بدون هذه السجلات، يصبح من الصعب جداً التأكد من صحة الإجراءات التي يقوم بها الذكاء الاصطناعي، مما يؤدي إلى فقدان الثقة في استخدامه.
في OneOneTalk (الذي يُعرف أيضاً باسم 11Talk، وكلاهما اسم لنفس المنتج، حيث الرقم 11 يُقابل "One One")، يتم تصميم السجلات الخاصة بإجراءات الذكاء الاصطناعي الرقمي (الشخص الرقمي) لتتضمن جميع البيانات المطلوبة. هذه السجلات تحتوي على إجابات للأسئلة الأربعة المذكورة: ما الإجراء الذي تم تنفيذه، وما الأساس الذي استند إليه، ومن هو الجهة التي وافقت عليه، وهل يمكن إلغاؤه. كما تتميز هذه السجلات بالقدرة على التعديل إذا ظهرت أخطاء، مما يزيد من موثوقيتها، ويساعد المستخدم على التتبع والتحقق من جميع الإجراءات التي قام بها الذكاء الاصطناعي الرقمي.